JURNAL LAYOUT KANTOR IDEAL UNTUK PERUSAHAAN STARTUP

JURNAL MANAJEMEN KANTOR

“LAYOUT KANTOR IDEAL UNTUK PERUSAHAAN STARTUP”

Oleh :

Aria Surya Putra

Mahasiswa Politeknik Negeri Bandung

Jurusan Administrasi Niaga

rayifc99@gmail.com

ABTRACK

In this era of globalization, it seems very clear that the development of companies that are already advanced or still in the process of development or in the sense that newly built company is in need of an ideal layout. No exception with the startup company, which is a startup company is a new company that is mainly engaged in IT. Nowadays, startup companies have been expanding rapidly the time it takes everyone can use the technology, especially from year to year technology always provide new innovations for people competing to use technology. The originator of his booming startup company among the public is when the establishment of a well-known IT company until now Google and Yahoo. Where the two companies are a reference business startup entrepreneurs to run their business in the field of IT. Therefore, it is not wrong if the startup company in the present era has spread to various circles of the world. Unfortunately some startup companies are spreading everywhere, according to some surveys ever conducted by some startup companies. The reason with the various kinds, will the interesting thing that will the writer bahasja bangkrutnya a company, especially startup companies due to companies that do not apply the grammar with the good and ideal. Release today, the layout is the image of a company that can rise the degree of the company in the eyes of others. Without good and ideal layouts companies especially startup companies will not grow and do not provide satisfaction for their own employees. Obviously, in running a business operation, a company does not necessarily think about its turnover or its customers, the main component of mariners to be noticed by the company is the prosperity of its employees. The meaning of the company must provide comfort, secure and peaceful to the employees. Therefore, in this journal the author will discuss about the layout of the ideal layout for startup companies for the purpose of making this ideal to provide a sense of comfort, safe and peaceful to all parties are no exception for startup companies that are facing challenges in the present. Hopefully what the author exposes in this journal, can be useful for readers, especially for readers who want to build a company at startup company. Not to mention this journal is prepared by the literature review method in which this journal is guaranteed validity or accuracy of information submitted by the author

ABSTRAK

Di era globalisasi ini, terlihat sangat jelas sekali bahwasannya perkembangan perusahaan-perusahaan yang sudah maju maupun masih dalam proses perkembangan atau dalam artian perusahaan yang baru dibangun sangat membutuhkan layout yang ideal. Tak terkecuali dengan perusahaan startup, yang mana perusahaan startup ini adalah perusahaan yang masih baru yang khususnya bergerak dibidang IT. Dewasa ini, perusahaan startup telah berkembang dengan pesat dikarenakan zaman sekarang yang menuntut semua orang bisa menggunakan teknologi, apalagi dari tahun ke tahun teknologi selalu memberikan inovasi baru sehingga manusia berlomba-lomba untuk menggunakan teknologi. Pencetus booming-nya perusahaan startup di kalangan masyarakat adalah ketika didirikannya sebuah perusahaan IT yang ternama hingga sekarang yakni Perusahaan Google dan Yahoo. Dimana kedua perusahaan tersebut merupakan acuan para pengusaha bisnis startup untuk menjalankan bisnisnya di bidang IT. Oleh karena itu, tidak salahnya jika perusahaan startup pada zaman sekarang sudah menjalar ke berbagai penjuru dunia. Sayangnya meskipun perusahaan startup telah menjalar kemana-mana, menurut beberapa survey dikatakan bahwa  banyak sekali perusahaan startup yang gagal. Alasannya dengan berbagai macam, akan tetapi hal yang menarik yang akan penulis bahas yakni bangkrutnya sebuah perusahaan khususnya perusahaan startup akibat perusahaan tersebut tidak menerapkan prinsip membuat layout dengan baik dan ideal. Padahal dewasa ini, layout merupakan citra perusahaan yang bisa menaikkan derajat perusahaan dimata orang lain. Tanpa layout yang baik dan ideal perusahaan-perusahaan khusunya perusahaan startup tidak akan berkembang dan tidak memberikan kepuasan bagi pegawainya sendiri. Tentunya, dalam menjalankan sebuah roda bisnis, sebuah perusahaan tidak serta merta memikirkan omset ataupun pelanggannya, melainkan komponen utama yang harus diperhatikan oleh perusahaan tersebut adalah kemakmuran pegawainya. Maksudnya perusahaan wajib memberikan rasa nyaman, aman dan tentram kepada para pegawainya. Oleh karena itu, didalam jurnal ini penulis akan membahas seputar membuat layout ideal untuk perusahaan startup dikarenakan tujuan dari pembuatan layout ideal ini untuk memberikan rasa nyaman, aman dan tentram kepada semua pihak tak terkecuali untuk perusahaan startup yang sedang menghadapi tantangan di zaman sekarang. Semoga apa yang dipaparkan penulis di jurnal ini, dapat bermanfaat bagi para pembaca jurnal ini, khususnya bagi pembaca yang ingin membangun sebuah perusahaan. Tidak lupa  jurnal ini disusun dengan metode literatur review yang mana jurnal ini terjamin kevalidan atau keakuratan informasi yang telah disampaikan penulis.   

PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG

Di zaman serba modern ini, layout atau tata letak kantor yang ideal sangatlah penting bagi sebuah perusahaan. Apalagi bagi perusahaan yang dikatakan masih baru atau bisa disebut dengan perusahaan startup. Pengaturan layout dalam sebuah perusahaan merupakan satu tahap dimana tahap tersebut  sangat penting yang bertujuan agar pelaksanaan kantor dapat diatur secara tertib, efisien dan efektif sehingga layout kantor ideal bagi suatu perusahaan terwujud. Banyak sekali keuntungan-keuntungan yang didapatkan oleh perusahaan, jika perusahaan tersebut mengatur layout dengan ideal. Sehingga terciptanya keuntungan bagi perusahaan tersebut terutama perusahaan startup dimana keuntungan tersebut diantaranya mencegah terjadinuya penghamburan tenaga serta waktu para pegawai kantor, terjaminnya kelancaran proses pekerjaan, memungkinkan pemakaian ruang kerja secara optimal sehingga mencegah para pegawai lain terganggu oleh public serta meminimalisir biaya pengeluaran sarana dan prasarana sebuah perusahaan. Dan keuntungan-keuntungan ini, sangatlah diperlukan untuk sebuah perusahaan startup. Yang mana, dalam menjalankan roda bisnisnya, perusahaan startup harus memperhatikan layout kantornya sehingga para pekerja bisa bekerja dengan optimal serta perusahaan tersebut bisa menggapai tujuannya dalam . Dalam era modern ini, baik perusahaan yang berkembang maupun yang sudah lama menuntut para pekerjanya untuk bekerja dengan efektif dan efisien. Tidak lain usaha tersebut ditujukan untuk mngembangkan dan memberikan kesuksesan kepada perusahaan tersebut. Karena perusahaan startup membutuhkan sekali layout yang ideal, dengan membuat layout yang ideal perusahaan startup tidak akan dipusingkan oleh pegawai yang mengeluhkan kenyamanan bekerja. Karena salah satu tujuan utama dibuatnya layout yang ideal adalah memberikan rasa nyaman, aman, dan betah kepada para pegawai perusahaannya. Sehingga ketika para pegawai bekerja, para pegawai tersebut dapat memberikan pelayanan atau pekerjaan yang baik bagi perusahaan sehingga perusahaan mempunyai citra positif dimata para competitor ataupun pelanggan. Oleh karena ini itu  di dalam jurnal ini saya akan membahas lebih detail mengenai apa itu perusahaan startup, apa itu layout kantor, prinsip mengenai layout kantor, dan lain sebagainya mengenai apa manfaat layout ideal terhadap perusahaan startup. Yang mana perusahaan startup ini bergerak pada bidang IT sehingga perlu sekali perusahaan startup memperhatikan tata ruangannya sehingga perusahaan startup bisa berkembang menjadi perusahaan yang lebih baik dari perusahaan lainnya. Dan dalam jurnal ini penulis akan memaparkan secara detail sampai bagaimana perusahaan startup menyusun layoutnya dengan baik dan benar. Dengan demikian, penulis berharap agar pembaca dapat memahami isi kandungan yang ada di dalam jurnal ini. Semoga jurnal dapat bermanfaat bagi para pembaca khususnya pembaca yang ingin berbisnis dibidang IT.

TINJAUAN PUSTAKA

PERUSAHAAN STARTUP

SEJARAH ADANYA PERUSAHAAN STARTUP BERSERTA DEFINISI DAN KARAKTERISTIK PERUSAHAAN STARTUP

Di dalam situs Wikipedia disebutkan bahwa “Perusahaan startup adalah perusahaan yang belum lama beroperasi, yang mana sebagian besarnya merupakan perusahaan baru yang baru didirikan, dimana perusahaan tersebut berada dalam fase pengembangan dan penelitian untuk menemukan target pasar yang tepat”.

Awal mula adanya kata perusahaan startup terjadi pada akhir tahun 90-an hingga awal 2000-an yang mana pada saat itu terjadi bubble.com. Yang mana dalam kamus Bahasa Indonesia bermakna gelembung.com atau gelembung teknologi informasi.

Dimana pada saat itu internet baru berkembang sehingga banyak orang mulai meliriknya sebagai ladang bisnis. Sehingga banyak perusahaan startup didirikan, meski pada saat itu juga banyak juga perusahaan yang gagal. Ada dua contoh perusahaan startup yang berhasil bertahan pada saat itu yang mana perusahaan tersebut juga masih bertahan hingga sekarang. Perusahaan tersebut tidak lain dan tidak bukan adalah Perusahaan Google dan Yahoo, dimana perusahaan tersebut yang mem-booming-kan internet kepada masyarakat diseluruh dunia hingga saat ini.

Akan tetapi hal ini tidak menghalangi menjalarnya perusahaan startup ini. Dari negara maju hingga euforianya terasa ke berbagai negara berkembang termasuk negara Indonesia. Banyak ahli ekonomi mengatakan bahwa negara Indonesia merupakan pasar yang sangat menarik bagi para pebisnis terutama bagi pebisnis startup company. Karena perusahaan startup memang lebih cenderung kepada perusahaan yang bergerak di bidang IT.

Dari pemaparan diatas, dapat kita ambil garis kesimpulannya bahwa perusahaan startup adalah suatu perusahaan yang baru berkembang  dan perusahaan tersebut lebih identic kepada perusahaan yang bergerak di bidang teknologi dan website. Dari berbagai sumber disebutkan bahwa perusahaan startup mempunyai beberapa karakteristik diantaranya adalah :

1.      Jumlah pegawainya maksimal 20 orang.

2.      Pendapatan pertahun kurang dari 1,4 milyar.

3.      Usia perusahaan kurang dari 3 tahun.

4.      Masih dalam proses berkembang.

5.      Umumnya bergerak dalam bidang IT.

6.      Produk yang ditawarkan perusahaan startup biasanya berupa aplikasi dalam bentuk digital.

7.      Biasanya perusahaan ini menjalankan bisnisnya melalui website.

LAYOUT KANTOR

DEFINISI DAN TUJUAN DARI LAYOUT KANTOR

Layout kantor dalam Bahasa Inggris disebut dengan “office layout” atau ketika kata tersebut diterjemahkan kedalam Bahasa Indonesia diartikan sebagai “penataan kantor”. Penataan disini maksudnya ialah menata ruang apa untuk apa dan penataan peralatan/ mesin-mesin kantor pada runga tertentu. Istilah dari layout kantor lebih cenderung mengarah kepada penataan dan penentuan fungsi suatu ruangan baik pada gedung tertentu ataupun area tertentu. Sedangkan yang dimaksud dengan penataan peralatan lebih cenderung kepada bagaiman menyusun dan menata letak peralatan / mesin-mesin dan personel kantor. Yang mana terdapat beberapa definisi mengenai layout kantor yang dipaparkan oleh para ahli seperti contohnya Quible (Gie, 2007: 161) mengatakan bahwa ”tata ruang kantor atau layout kantor menjelaskan bagaimana penggunaan ruang secara efektif serta mampu memberikan kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan  maupun memberikan kesan yang mendalam bagi pegawai”. Selanjutnya, Terry (Soetrisno dan Brisma, 2009:23) menyatakan bahwa “tata ruang kantor merupakan penentuan mengenai kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan pekerjaan kantor dengan biaya yang layak”. Selanjutnya menurut Harmon Chaniago, dalam bukunya yang berjudul Manajemen Kantor Kontemporer (2013: 123) mendefinisikan bahwa “layout kantor adalah usaha untuk menentukan kegunaan masing-masin ruang dan menyusun: peralatan, perabot, mesin-mesin kantor dan personel pada tempat yang tepat pada ruang yang tersedia untuk mencapai efisiensi kantor”. Dalam pengertian ruang termasuk juga pemanfaatan dinding, langit-langit kantor. Dan yang terakhir adalah menurut Gie (2007:164) menyatakan bahwa “ penyusunan tata ruang kantor harus berdasarkan aliran pekerjaan kantor, sehingga perencanaan ruang kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktivitas”. Sehingga dalam pengaturan layout kantor yang ideal perusahaan dapat merasakan manfaat-manfaat diantaranya adalah :

1.      Meminimalisir terkurasnya tenaga serta waktu para pegawai, karena terkadang pegawai sering sekali berjalan kesana-kemari yang sebenarnya tidak perlu dilakukan. Apalagi dalam perusahaan startup, pegawai dituntut untuk konsentrasi terhadap pekerjaannya masing-masing.

2.      Terjaminnya kelancaran proses pekerjaan.

3.      Meminimalisir pemakaian ruang kerja sesuai kebutuhan.

4.      Mencegah para pegawai yang membutuhkan konsentrasi tidak terganggu oleh public ataupun rekannya sehingga pegawai yang membutuhkan konsentrasi dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan cepat, tepat, dan benar.

Lebih lanjutnya, Gie (2007:164) mengatakan bahwa “ dengan penataan ruang yang baik, sesuai dengan proses alur pekerjaan yang efektif dan efisien , maka tujuan tata ruang atau layout kantor akan dapat tercapai”. Adapun tujuan layout kantor ialah :

1.      Menghasilkan deretan kegiatan kantor yang mampu mengalir secara lancar tanpa adanya hambatan.

2.      Membuat jarak sependek mungkin dalam melakukan aktivitas kantor.

3.      Menjaga kesehatan serta kepuasan para pegawai sehingga para pegawai merasa terpelihara dan terjaga ketika bekerja.

4.      Membuat seluruh ruangan yang ada di perusahaan tersebut dipergunakan sesuai dengan kebutuhan pekerjaan kantor.

5.      Bisa membuat pengawasan dalam kegiatan bekerja bisa berlangsung dengan baik.

6.      Membuat pihak luar yang mendatangi perusahaan tersebut terkesan dengan melihat layout kantor yang rapih, nyaman , dan tertib pada perusahaan tersebut.

7.      Memudahkan untuk merubah tempat kerja untuk keperluan pekerjaan.

PRINSIP-PRINSIP/ PEDOMAN DALAM MENYUSUN LAYOUT KANTOR

Prinsip-prinsip layout dan perencanaan tata ruang menurut Soedjadi (1990) harus dilaksanakan dengan setepat mungkin. Prinsip atau pedoman dalam layout dan perencanaan tata ruang kantor adalah :

1.      Arus pekerjaan diusahakan beralih menuju ke depan, sehingga mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan-kesalahan (Crisscroossing), arus bolak-balik (back tracking) dan tabrakan-tabrakan.

2.      Tempatkan setiap pegawai sedekat mungkin dengan pimpinan, mesin, perlengkapan, dan peralatan kerja.

3.      Seorang manajer seharusnya dibuatkan tempat kerja tersendiri untuk tiap-tiap manajer, karena mereka dipandang sebagai pusat konsentrasinya pemikiran (think-tank) di seluruh perusahaan.

4.      Segala pekerjaan teknis seperti pengetikan, audio visual, fotokopi, serta pusat pekerjaan administrative sebaiknya disediakan pada ruangan tersendiri, maksudnya terpisah dari think-tank tersebut, agar suara-suara yang timbul dari bekerjanya alat-alat kerja tersebut dapat diisolasi.

5.      Ruang operasi sebagai ruangan pengendalian kegiatan yang ditempatkan jangan terlalu jauh dari ruang kerja top manager.

6.      Unit yang melayani umum, harus menempati ruangan yang mudah mereka capai, tetapi tidak menggangu ketenangan kerja seluruhnya.

7.      Ruangan yang digunakan untuk  permesinan, pergudangan, alat berat atau besar, dan lain sebagainya sebaiknya ditempatkan di bagian belakang, tujuan adalah untuk mengurangi kebisingan bagi unit lain.

8.      Layout kerja beserta perabotannya tetap pada letaknya sehingga tidak membingungkan pegawai dikarenakan layout kerja beserta perabotannya berpindah-pindah.

9.      Tempat duduk para pegawai diatur sedemikian rupa. Jauhkan lokasi tempat duduk yang berhadapan untuk menjaga agar para pegawai tidak saling bercakap-cakap tentang hal yang tidak penting.

10.  Faktor-faktor ketenangan dan keselematan kerja pegawai harus terjamin.

11.   Ruangan untuk keperluan pribadi seperti toilet, tempat rias, serta tempat-tempat air minim sebaiknya ditempatkan tidak jauh tapi tidak terlalu dekat dengan tempat kerja pegawai, sehingga pekerjaan kantor dapat berjalan dengan lancar.

12.  Ventilasi udara serta keindahan arel tempat bekerja, hendaklah disesuaikan dengan kebutuhan.

13.  Untuk ruangan tamu perlu kita perhatikan dalam segi :

a.       Ruang tamu harus cukup tenang.

b.      Denah kantor harus ada di ruangan tamu.

14.  Prinsip kantor yang terakhir adalah di sebuah perusahaan hendaklah dibuatkan ruangan pertemuan dan rekreasi bersama

Jadi dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa jika prinsip/ pedoman dalam menyusun layout kantor diterapkan serta dijalankan maka perusahaan yang menjalankannya akan memperoleh banyak manfaat diantaranya adalah :

1.      Menimbulkan kesan yang positif kepada para tamu atau pengunjung perusahaan.

2.      Dalam konteks pengawasan, memudahkan para atasan untuk melihat dan mengawasi kinerja para bawahannya dalam menyelesaikan pekerjaanya.

3.      Menghemat waktu para pegawai dalam bekerja, sebab prosedur yang ada di perusahaan tersebut lebih singkat karena menerapkan prinsip layout.

4.      Lancarnya arus komunikasi.

5.      Tepatnya memakai ruangan sesuai dengan kebutuhan.

6.      Meminimalisir gangguan dari pegawai lain ataupun para pengunjung perusahaan yang disebabkan oleh lalu lintas para pengunjung dan antar pegawai.

7.      Mengurangi suara yang tidak diinginkan yang disebabkan oleh percakapan antar pegawai ataupun pengunjung.

8.      Menimbulkan rasa nyaman, keleluasaan dalam bekerja , dan kesehatan stakeholder perusahaan terjaga sehingga meningkatkan kepuasan kerja bagi para stakeholder perusahaan.

9.      Peralatan, Perlengkapan, dan mesin kantor dapat digunakan dengan seefisien mungkin serta tidak mengganggu  pekerjaan pegawai disebabkan tidak tertata dengan rapih antara perlengkapan, peralatan dan mesin-mesin kantor terseebut dengan baik.

10.   Memudahkan bila perusahaan mengadakan  perluasan pekerjaan pada tahun yang akan datang.

Akan tetapi, manfaat-manfaat di atas akan berkurang seiring dengan perjalanan waktu. Untuk itu perusahaan harus up-date secara berkala terhadap tata ruangan kantor yang ada. Peninjauan ulang ini dapat dilakukan dalam kisaran 2 sampai 3 tahun lamanya. Oleh karena itu, perusahaan manapun baik perusahaan startup ataupun perusahaan lama harus memperhatikan kondisi peralatan, perlengkapan serta mesin-mesin kantor yang tidak layak pakai sehingga dapat memberikan kenyamanan bagi para pegawai untuk bekerja. Peralatan, perlengkapan serta mesin-mesin kantor yang terawatt dapat memberikan atmosfir yang berbeda di dalam kantor tersebut. Dan tak lupa juga bahwa seorang office boy, diperlukan sekali bagi perusahaan untuk merawat segala kebutuhan tersebut sehingga peralatan, perlengkapan dan mesin kantor bisa terawat dengan baik.

BENTUK DAN ASAS TATA RUANG KANTOR YANG IDEAL BAGI PERUSAHAAN STARTUP

Layout kantor haruslah ditata dengan mengaitkan peran penasehat desain interior kantor, bahkan melibatkan para pegawai. Mengapa demikian? Karena tujuan penataan adalah untuk memperlancar pekerjaan yang ada di kantor, mendapatkan kondisi kerja yang lebih nyaman dan menyenangkan bagi tamu perusahaan dan para pegawai yang bersangkutan. Oleh sebab itu, para pakar menyatakan bahwa layout kantor kedalam tiga bagian, diantaranya adalah :

1.      Layout Tertutup ( Private Offices )

Layout kantor ini menempatkan ruang kantor yang dipisah kedalam ruang-ruang kerja. Biasanya layout ini digunakan untuk pekerjaan yang tingkat kerahasiaan dan konsentrasinya tinggi. Keuntungan jika perusahaan startup memilih layout ini adalah kerahasiaan terjamin, pegawai dapat berkonsentrasi dengan baik, ruangan lebih tenang dan kondusif, Akan tetapi dibalik keuntungannya, layout tertutup mempunyai kekurangannya juga diantaranya adalah komunikasi antara pegawai tidak akan lancar, timbulnya sifat apatis, membutuhkan biaya yang cukup besar, pemakaian ruangan kurang fleksibel jikalau perusahaan tersebut ingin mengganti layout kantor dengan yang baru, serta sulit mengawasi para pegawai ketika sedang bekerja dikarenakan adanya penghalang oleh sekat. Layout tertutup ini biasanya digunakan oleh kantor pemerintah ataupun perusahaan yang menuntut konsentrasi tinggi.

 

2.      Layout Terbuka ( Open-Plan Offices)

Layout ini identic dengan ruangan yang besar dan ditempati oleh beberapa pegawai kantor tanpa dipisahkan oleh pembatas-pembatas seperti tembok ataupun yang lain-lainnya, sehingga antara para pegawai kantor dengan pegawai lain bisa saling mengawasi, berkomunikasi dengan mudah dan keuntungan layout ini juga ialah menggunakan peralatan, perlengkapan dan mesin-mesin kantor secara bersama-sama sehingga mengurangi beban biaya pada perusahaan terutama pada perusahaan startup. Dalam konteks hubungan antara kantor terbuka, Moekijat, (1982) mengatakan bahwa “ruangan kantor terbuka sebagai suatu ruangan yang besar di dalam ada beberapa seksi atau bagian bekerja sama bukan dalam ruangan-ruangan yang terpisah”. Sedangkan menurut Gie (2000) mengatakan bahwa “suatu kantor terbuka merupakan lebih memuaskan daripada yang terpisah-pisah karena lebih memudahkan pengawasan, hubungan antar pegawai, dan tersebarnya cahaya dan lebih flexible terhadap perusahaan”. Keuntungan jika perusahaan startup menggunakan layout ini adalah memudahkannya pengawasan antara atasan maupun bawahan atau bawahan dengan bawahan sehingga sosialisasi yang terjalin di kantor berjalan, komunikasi antar pegawai ataupun dengan atasan lebih cepat, memudahkan perusahaan untuk melakukan perombakan layout kantor dengan biaya yang tidak terlalu mahal dibandingkan jika menggunakan layout tertutup. Akan tetapi layout terbuka ini mempunyai kerugian diantaranya adalah timbulnya kegaduhan yang disebabkan para pegawai bersebelahan, konsentrasi pekerjaan bisa terpecah akibat kebisingan, kerahasiaan untuk pekerjaan tidak terjamin diakibatkan tidak ada pembatas antara ruang satu dengan ruang lainnya, himpun kertas dan peralatan kerja yang menimbulkan pemandangan kurang menarik dan mengganggu aktivitas pimpinan dibandingkan jika perusahaan menggunakan layout tertutup. Biasanya layout ini dipakai di perusahaan pialang , atau perusahaan yang menuntut pegawainya untuk bekerja sama serta perusahaan yang bersifat pelayanan umum. Pastinya memakai layout terbuka.

3.      Tata Ruang Kantor Landskip ( Landscape Office)

Layout ini biasanya layout kantor yang ditata sedemikian rupa yang masing-masing pegawai bekerja dalam sebuah ruangan yang diberi pembatas antara 1 meter hingga 1, 5 meter. Moekijat menyatakan bahwa ciri-ciri layout kantor landscape diantaranya:

1.      Meja-meja dikelompokkan menurut fungsi pekerjaan.

2.      Ada tumbuh-tumbuhan dalam ruang diantar bagian.

3.      Ada Air Conditioner.

4.      Ada susunan perkakas kantor yang tidak simetris.

5.      Karpet yang cocok pada lantai.

6.      Pencahayaan yang terbaik.

7.      Adanya tirai pada jendela.

Pada hakikatnya layout Ini adalah gabungan dari kelemahan layout tertutup dan terbuka sehingga terciptalah layout landscape. Yang mempunyai banyak manfaat terutama jika perusahaan startup menggunakan layout ini. Keuntungan dari layout landscape ini diantaranya adalah para pegawai perusahaan akan merasakan kenyamanan pada saat mereka  bekerja, stress dapat dikurangi, kebisingan jauh lebih berkurang, memudahkan komunikasi, pengawasan, dan aliran kerja tetap terjaga, mesin, perlengkapan dan peralatan dapat digunakan bersama-sama, flexible terhadap perubahan tata ruang. Kinerja pegawai akan meningkat. Akan tetapi kerugian jika perusahaan startup menggunakan layout ini adalah membuat layout landscape ini diperlukan biaya yang cukup mahal karena dalam layout ini harus menggunakan penyekat serta dekorasi partisi dan perabotan yang dapat menyerap suara. Serta jika menggunakan layout ini biaya pemeliharanya cukup tinggi.

 

AZAS- AZAS LAYOUT KANTOR

Seorang ahli tata ruang pabrik yakni Richard Muther merumuskan enam azas utama dari tata ruang pabrik yang terbaik. Ia mengatakan bahwa “Walaupun azas-azas itu diperuntukan bagi tempat kerja yang bertugas menghasilkan suatu barang, akan tetapi dengan penyesuaian seperlunya beberapa di antaranya dapat dijadikan dasar bagi tata ruang perkantoran. Dan azas ini juga perlu diterapkan pada perusahaan startup sehingga memperlancar pekerjaan kantor”.

Beberapa azas itu adalah sebagai berikut :

1.      Azas terpendek

“Azas yang tidak mengabaikan hal-hal khusus, seperti proses menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memangkas jarak dengan sependek mungkin atau sedekat mungkin. Garis lurus diantara dua titik disebut jarak yang terpendek. Di dalam penyusunan layout kerja dan penempatan alat-alat, seharusnya azas ini dijalankan semaksimal mungkin sehingga bisa mengoptimalkan pekerjaan pegawai dengan efektif”.

2.      Azas rangkaian kerja

“Azas ini ditujukkan untuk para pegawai kantor dan alat-alat kantor agar  ditempatkan menurut rangkaian yang sama sesuai dengan rangkaian penyelesaian pekerjaan yang dimaksud”.

3.      Azas mengenai penggunaan segenap ruangan

“Azas dimana seluruh ruangan kantor di perusahaan tersebut digunakan sebaik-baiknya, sehingga meminimalisir ruangan yang tidak terpakai. Ruangan tersebut tidak hanya berbentuk luas lantai (ruang datar) , melainkan ruangan yang datar ke atas ataupun kebawah”.

4.      Azas mengenai perubahan susunan tempat kerja.

Azas yang memungkinkan “adanya perubahan atau penyusunan kembali apabila diperlukan, tanpa banyak kesulitan dan tidak memakan biaya besar”, seperti yang dinyatakan oleh (The Liang Gie, 1996:190) .

5.      Azas integrasi kegiatan

“Azas dimana tata ruang dan peralatan kantor harus digabungkan bersama kegiatan antarbagian dan interbagian yang ada dalam organisasi/ perusahaan tersebut”.

6.       Azas keamanan dan kepuasan kerja bagi pegawai.

“Dimana azas ini memusatkan tata ruang dan peralatan kantor harus membuat para pegawai dapat bekerja semaksimal mungkin. Dan keamanan pegawai terjamin oleh perusahaan. Sehingga pentingnya bagi perusahaan-perusahaan manapun untuk menerapkan azas keamanan dan kepuasan kerja ini”.

LANGKAH DALAM MENYUSUN LAYOUT KANTOR PERUSAHAAN STARTUP

1. Carilah sekumpulan data beserta informasi tentang:  ukuran atau jumlah ruangan yang ada, jumlah personel perusahaan, jumlah mesin, perlengkapan dan fasilitas lainnya seperti:  stop kontak listrik, saluran air dan lain sebagainya, kemudian amati pekerjaan apakah yang akan dikerjakan oleh perusahaan startup tersebut. Yang mana perusahaan startup identic dengan perusahan yang bergerak bidang IT oleh karena itu pelajari juga rentetan penyelesaian pekerjaannya.
2. Buatlah pada kertas denah ruang atau apapun  yang akan dijadikan sketsa kantor, untuk memperkecil ukurannya gunakanlah skala sesuai dengan kebutuhan. Gambarkan dan pertimbangkan juga letak posisi pintu, posisi jendela, stop kontak ventilasi, masuknya cahaya diwaktu pagi ataupun sore, saluran air dan sebagainya ketika memmbuat layout. Agar ketika proses pengerjaan bentuk layout yang diinginkan terpenuhi.
3. Ambil kertas, kemudian potonglah kertas-kertas menjadi kecil untuk menggambarkan sebuah mesin, perlengkapan dan peralatan kantor yang akan dipasang pada ruangan tersebut.  Tak lupa tulis keterangan Panjang ruangan, lebar dan tingginya ruangan. Sehingga pada proses pelaksanaannya. Perlengkapan dan peralatan kantor akan tertata dengan baik dan tidak memakan banyak ruangan, apalagi pada perusahaan startup meja untuk computer harus ditata sebaik mungkin.
4. Gambarlah urutan proses penyelesaian pekerjaan, serta gunakan bagan arus sebagai alat bantu untuk menyusun layout kantor.
5. Terapkan prinsip penyusunan layout. Sehingga dalam pelaksanaannya memudahkan untuk menyusun layout  Susunanlah letak perlengkapan, mesin-mesin dan peralatan kantor sesuai dengan prinsip penyusunan layout kantor. 
6. Susun dan letakanlah potongan-potongan kertas kecil tadi di atas denah ruangan. Susunan tersebut dapat dilakukan dengan mensejajarkan potongan kertas- kertas tersebut dengan cara dipindah-pindahkan sehingga terwujudnya susunan yang diinginkan. Jika sudah sejajar, rekatkanlah potongan tadi dengan lem sehingga bisa menempel di atas denah ruangan.
7. Kemudian ruangan tersebut di tata sesuai langkah ke 6. Untuk mempercepat penyusunan layout gunakanlah aplikasi membuat layout di komputer.

FAKTOR PENTING DALAM MENYUSUN LAYOUT KANTOR PERUSAHAAN STARTUP

Dalam menyusun layout kantor terdapat 2 faktor penting yang memperngaruhi kondisi suatu kantor yang mana kedua factor tersebut meliputi factor lingkungan fisik dan lingkungan budaya. Faktor lingkungan fisik suatu kantor terdiri dari gedung kantor, perlengkapan, perlatan dan mesin-mesin kantor dipengaruhi oleh beberapa factor, diantaranya adalah : cahaya, warna, udara, dan suara. Faktor-faktor ini merupakan factor terpenting dalam menyusun layout kantor sehingga menjadi penentu ergonomic tidaknya suatu kantor.

1.      Cahaya

Cahaya merupakan salah satu factor yang mempengaruhi lingkungan kantor dan perlu diperhatikan. Dan cahaya merupakan gelombang yang dipancarkan oleh suatu sumber cahaya seperti matahari, lilin, lampu dan sumber cahaya lainnya yang dapat memancar serta menyebar keseluruh ruangan. Setiap ruangan kantor memerlukan kapasitas cahaya sesuai dengan kebutuhan perusahaan masing-masing karena memang dilihat dari aspek kebutuhan serta intensitas penggunaan cahaya tersebut harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan agar pekerjaan para pegawai yang dilakukan akan efektif dan efisien. Apalagi dalam perusahaan startup dibutuhkan tingkat kecermatan pekerjaan yang di tinggi karena perusahaan startup selalu berkecimpung dalam dunia teknologi, yang mana para pegawai dituntut untuk bekerja dalam kantor. Oleh karena itu, semakin besar tingkat ketepatan pekerjaan yang dilakukan, maka semakin besar pula perusahaan tersebut membutuhkan tingkat pencahayaan yang baik. Dan tidak lupa perusahaan harus memperhatikan kembali dengan seksama cara penggunaan cahaya pada setiap ruangan masing-masing, apakah secara langsung, setengah tidak langsung atau tidak langsung karena cara penggunaan cahaya pada setiap ruangan masing-masing mempengaruhi tingkatan kerja pada setiap komponen yang ada pada perusahaan.

2.      Warna

Dalam kehidupan, kita harus setuju bahwa warna bisa merangsang emosi dan otak manusia. Tanpa warna mungkin hidup manusia tidak akan seindah yang dibayangkan. Sama halnya dengan kantor, jika perusahaan memilih warna yang tepat untuk dekorasi dan ruang kerja maka perusahaan tersebut akan menciptakan rasa nyaman serta peningkatan prodiktivitas kerja. Dan pada perusahaan startup yang notabene, para pegawai dituntut untuk focus serta membutuhkan ketenangan. Maka pilihan warna yang tepat pada perusahaan startup tersebut jatuh kepada warna biru. Mengapa warna biru ? Karena warna biru mempunyai makna ketentraman, keluasan dan ketenangan sehingga warna ini dapat mmembagikan manfaat dalam meminimalisir ketegangan otot tubuh diakibatkan aktivitas kerja yang membutuhkan konsentrasi yang tinggi. Jika perusahaan startup memakai dominan warna biru pada kantornya, maka sebaiknya perusahaan tersebut mengkombinasikan warna biru tersebut dengan warna lain seperti yang ada pada gambar pemandangan alam, gambar gunung, gambar langit, gambar laut dan sebagainya.

3.      Udara

Selain warna dan cahaya, udara juga menjadi komponen yang paling penting dalam membuat suatu layout kantor yang baik dan benar sehingga terwujudnya layout ideal. Karena efek dari udara sangat terasa bagi setiap orang yang ada di perusahaan tersebut. Udara dapat secara langsung mempengaruhi kondisi mental dan fisik seseorang, kelebihan dan kekurangan udara sama-sama tidak baik karena dapat menyebabkan seseorang cepat lelah dan merasa tertekan. Dan komponen udara ini juga sangat penting untuk diperhatikan oleh perusahaan startup. Yang mana aktivitas para pegawai perusahaan startup yang menuntut pegawainya untuk focus terhadap pekerjaannya.

4.      Suara

Yang mana dengingan suara bising dapat mengganggu aktivitas kerja, terutama pekerjaan di perusahaan startup yang membutuhkan kerja otak yang tinggi. Jika situasi ini dibiarkan terus-menerus maka akan mengakibatkan kekacauan dan kesalahan pada hasil kerja pegawai yang bersangkutan. Oleh sebab itu suasana pada kantor perlu dikendakan.

KESIMPULAN

Dewasa ini, penataan layout merupakan bagian yang patut diperhatikan oleh perusahaan. Karena penataan ruang, dapat memperanguhi kinerja orang-orang yang bekerja didalamnya. Terutama dalam sebuah perusahaan startup, yang mana perusahaan startup ini perusahaan yang masih berkembang dan sangat wajar sekali apabila perusahaan startup membuat layout dengan ideal, karena selain mengurangi beban biaya perusahan tersebut. Penataan layout yang ideal juga dapat membangun citrra yang baik bagi perusahaan terutama perusahaan yang baru dibangun.

Dalam era modern ini, baik perusahaan yang berkembang maupun yang sudah lama menuntut para pekerjanya untuk bekerja dengan cepat dan benar atau dalam kata lain efektif dan efisien. Oleh sabab itu, penting sekali bagi perusahaan yang baru dibangun untuk memberikan perhatian lebih terhadap aspek ketata ruangan kantor. Apalagi perusahaan startup ini cenderung bergerak dibidang IT, yang mana biasanya perusahaan IT memperhatikan sekali layout yang dibangun. Supaya para pegawai perusahaan tersebut bisa maksimal dalam mengerjakannya pekerjaannya.

Bentuk layout yang tepat untuk perusahaan startup ialahh layout landscape, yang mana layout ini sangat memperhatikan sekali kepada para pegawai sehingga para pegawai merasa nyaman, stress dapat dikurangi, kebisingan jauh lebih berkurang, memudahkan pengawasan dalam berkomunikasi dan aktivitas kerja tetap terjaga, perlengkapan, mesin-mesin, dan peralatan dapat digunakan secara bersama-sama, flexible terhadap perubahan tata ruang. Kinerja pegawai akan meningkat. Dan keuntungan-keuntungan layout landscape ini memberikan hal positif bagi perusahaan startup pada khususnya. Dan factor pendukung untuk membangun sebuah layout ideal bagi perusahaan startup ialah cahaya, suara, warna dan udara.

SARAN

Saran penulis untuk sebuah perusahaan yang baru dibangun adalah untuk lebih memperhatikan ketata ruangan perusahaannya karena layout yang baik akan mencerminkan citra positif terhadap perusahaan tersebut. Terutama jika perusahaan tersebut memiliki layout yang ideal, dan sangat memperhatikan pedoman menyusun layout yang baik dan benar. Selain itu perusahaan perlu mempelajari mengenai tata cara penataan layout yang baik, termasuuk aspek-aspek yang perlu diperhatikan yang dapat mendukung kelancaran dalam penataannya agar manfaat-manfaat yang diperoleh dari penataan layout yang baik dapat didapatkan.

DAFTAR PUSTAKA

Mc. Leord Jr., and Schell, G., 2000. Management Information System. A Study of  Computer Based Information System,  Prentice Hall Inc.

Chrisyanti, Ira. 2001. Manajemen Perkantoran. Jakarta: Pustakaraya.

Sutanta, E. 2003. Sistem Informasi Manajemen.Yogyakarta: Graha Ilmu.

Amirullah dan Haris Budiyono. 2004. Pengantar Manajemen. Edisi Kedua Cetakan          Pertama. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Gibson, James L. 2004. Organisasi Dan Manajemen. Jakarta: Erlangga.

Zainun, Buchari. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT Gunung   Agung.

Rival, Velthzal. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan.        Cetakan Pertama. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada.

Dessler, Gary. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia Jilid 1. Jakarta: PT Indeks.

Sangkala, 2007. Knowledge Management. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada.

Tobing, Paul L. 2007. Knowledge Management: Konsep, Arsitektur, dan    Implementasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Muditomo, Arianto. 2013. Majalah Bank dan Manajeman: Focus Organization      Structure. Edisi Nomor 130,  Maret-April. Jakarta: Cakrawala Baru.

Chaniago, Harmon. 2013. Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung: CV Akbar             Limas Perkasa

Nugraha, D. W., dkk. 2013. Perbaikan Sistem Informasi Manajemen dan Struktur Organisasi. Mahasiswa Universitas Surabaya, 1-17.

Priansa, D. J., & Garnida, A. 2015. Manajemen Perkantoran efektis, efisien, dan   Profesional. Bandung: Alfabeda.

Wikipedia. Perusahaan Startup